仕事効率化

優柔不断な私が書類を圧倒的に減らすことができた理由

2020年12月2日

こんにちは。 matworks(ツイッター:@matworks)です。   私は仕事でもプライベートでもペーパーレス化を進め、書類を極力減らすようにします。 そのペーパーレス化に大活躍してくれるのが、書類管理アプリの「Evernote」です。 今回は、私がEvernoteを使って書類を圧倒的に減らすことができた理由について書きたいと思います。

Evernoteとは何か?

Evernoteは、PDF、JPEG、Word、Excel、PowerPointなど、さまざまな種類のファイルや音声データをクラウド上に保管できるアプリです。 Evernoteの詳しい解説はホームページをチェックして頂ければよく分かると思います。 容量が少ない無料版もありますが、毎月10GBまでデータをアップロードできる有料版だと月々600円です。
私はこのEvernoteの有料版を、2010年2月からこれまで約10年間使ってきました。 今では、Evernoteなしでは生きられないと言ったら大袈裟ですが、それぐらいまで私の中では超重要なアプリになっています。 今回お伝えしたいのは、Evernoteを活用することで書類整理・管理が大幅に楽になるし、書類を“圧倒的に”減らすことができるということです。

優柔不断な性格の人ほど、Evernoteが活躍してくれます

正直言いますと、私は優柔不断な性格です。 書類を捨てるべきか取っておくべきか、非常に悩む性格です。 つい、「もしかしたら使う時がくるかも。」という思いになるので、書類がどんどん溜まっていってしまいます。 なので、以前は自宅も仕事場も、書類の山に埋もれていました。(汗) そんな優柔不断な私がなぜペーパーレス化を推進できているのかというと、Evernoteのおかげです。 Evernoteが書類を「とりあえず保管する場所」になってくれているからです。

「とりあえずEvernote」で書類がどんどん片付く

捨てるべきか取っておくべきか迷う書類があったら、「とりあえずEvernote」に入れておくのです。 そして、保証書など原本を取っておく必要がある書類以外は、基本的に原本は破棄します。 「書類を捨てるかどうかの判断は即決する」という方法を提案されている方もいますが、優柔不断なので、そもそも即決できないんです(笑) 性格を変えるのはなかなか難しいものがあります。 なので、決断するのは保留にして、迷ったら「とりあえずEvernote」に入れて破棄すれば、書類の量は増えずに済みます。 その書類が必要かどうかの決断は、後から考えればいいんです。 もし後になって必要になれば、Evernoteを検索すれば出てきます。 むしろEvernoteなら、書類を捨てるかどうかの判断もしなくて済みます。 必要ない書類もどんどん溜めていくことができるからです。捨てる必要がないんです。 ただ、必要ない書類がどんどん増えていくと、後で必要な書類を検索する時の精度が落ちていくので、できれば本当に必要ない書類は削除していくことをオススメします。 Evernoteで後からいくらでも引き出せることが分かっていれば、思い切って書類を捨てていくことができます。 書類データはクラウド上にありますので、物理的なスペースを占拠しなくて済みます。 物理的なスペースを食わない代わりにパソコンの容量を食うのではないかという心配もあるかと思いますが、Evernoteはパソコン上にデータを残さず、クラウド上だけに残す設定もできますので、パソコンのハードディスクもしくはSSDの容量を食わずに済みます。 Evernoteがなければ、今ごろ私は書類の山に埋もれていたことでしょう(笑) ということで、私のように優柔不断で書類をなかなか捨てられない方には、Evernoteは超オススメです!

数あるクラウドサービスの中でEvernoteのメリットは?

クラウドサービスはEvernoteに限らず他にもありますが、Evernoteが良い点は、月々のアップロード容量は決まっていますが、これまでアップロードしたデータの総容量は制限がない点です。 クラウドサービスの多くは、総容量が上がるにつれて値段が上がっていきます。 Evernoteは総容量によって値段が変わらないので、データの総容量が大きくなる場合にはメリットがあります。 私のように過去10年間の書類データを蓄積し続けていても、毎月の料金は変わりません。 まだEvernoteを使ったことがない方は、無料版から試されてみても良いかもしれません。 データはそのままで途中から有料版に切り替えることもできますので。 以上、私がEvernoteを使って書類を圧倒的に減らすことができた理由について書いてみました。 良かったらTwitterフォローもよろしくお願いします!

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