こんにちは。
matworks（ツイッター：@matworks）です。
今日は、仕事における効率化について書きたいと思います。
「効率化できる仕事」「効率化できない仕事」とは？
仕事の分類方法として、「効率化できる仕事」と「効率化できない仕事」で分けてみることにしましょう。
「効率化できる仕事」というのは、
・パソコンを使った作業
・単純な事務作業
・情報共有
などです。
「効率化できない仕事」というのは、
・お客様と接している時間
・直接サービスを提供している時間
・スタッフとコミュニケーションをとる時間
・他事業所とのコミュニケーションの時間
などです。
「効率化できる仕事」というのは、いわゆるバックヤードの仕事です。裏方における仕事ですね。
「効率化できない仕事」というのは、いわゆるフロントヤードの仕事です。表に見える仕事ですね。
このバックヤードの仕事は効率化することができます。
フロントヤードの仕事は、決して効率化してはいけない
フロントヤードの仕事を効率化しようとしてしまうと、本末転倒になってしまいます。
フロントヤードの仕事というのは、人が関わる部分です。
本来、仕事において一番手間をかけて力を注がないといけない所を効率化してしまうと、そもそものサービスの質が下がってしまいます。
サービスの質が下がると、お客様が去っていきます。
これだけはしてはいけません。
効率化できるバックヤードの仕事は徹底的に効率化しましょう！というが私の考えです。
バックヤードの仕事は、いくら効率化しても大丈夫です。
効率化のためのお金は、投資である
効率化のために必要なモノは、お金をかけてそろえましょう。
・古いパソコンを使っていて作業に時間がかかっているのであれば、新しくてスペックが良いパソコンに買い換えましょう
・ペーパーレス化して書類作業を効率化できるなら、スキャナーやiPadなどのガジェットをそろえましょう
・仕事で使うデータをクラウド化することで情報の参照や共有の効率化が図れるなら、クラウドサービスを契約しましょう
・事務作業を効率化できる文房具があれば、買いそろえましょう。
こういったお金は、投資です。
フロントヤードの仕事にかける時間を生み出すための投資です。
バックヤードの仕事を効率化することの最終目的は、フロントヤードの仕事にしっかりと手間と時間をかけて取り組むためです。
その時間を生み出すために、バックヤードの仕事は徹底的に効率化していかないといけません。
介護事業における仕事効率化の例
例えば
デイサービスにおける仕事でいえば、
・現場を抜けて書類業務をしないといけない時間を削減することで、現場に出て利用者様と接する時間を増やすことができる
訪問看護における仕事でいえば、
・毎日の記録作業や、計画書や報告書などの書類作り、他のスタッフとの情報共有の時間を削減することで、1日あたりの利用者様の訪問件数を増やすことができる
ケアマネジャーの仕事でいえば、
・書類作成にかかる時間を削減することで、利用者様の話をしっかりと聞く時間を増やすことができる、利用者様の担当件数を増やすことができる
といったことが可能になります。
どれも、利用者様と接する現場の時間を確保し、サービスの質を上げるために必要な時間です。
常にアンテナを張ること
こういった理由で、私はバックヤードの仕事を効率化できるモノに対しては常にアンテナを張っています。
パソコン、ソフト、ガジェット、クラウドサービス、文房具…など。
良さそうなものがあれば、すぐに試してみます。
まずは試してみて、良くなければすぐに止めれば良いことです。
まずは試して、現場での実用に耐えるモノかを検証することが必要です。
バックヤードの仕事を効率化できたら、フロントヤードの仕事にしっかりと時間を使い、サービスの質を上げていきましょう！