チェックリストで未来の時間を効率化する

こんにちは。matworks(ツイッター:@matworks)です。

今日は、チェックリストによる時間の効率化について書きたいと思います。

「今後も繰り返す業務」と「1回きりの業務」

業務の内容を分類すると、

「今後も繰り返す業務」と「1回きりの業務」があると思います。

分量的には、「今後も繰り返す業務」の方が多いのではないでしょうか?

今後も繰り返す可能性がある業務は、初めのうちに少し手間でも時間をかけてルーチン化しておくと、その後の業務効率が良くなります。

例えば、

業務のチェックリストがそうですね。

初めに時間をかけてチェックリストを作っておけば、次回から同じ業務をする時には、そのチェックリストに従って淡々とこなしていけば業務ができるわけです。

チェックリストを作ることで、決断することなく仕事をこなせる

チェックリストを作る段階では「しっかり考える」という手間とエネルギーが必要ですが、いったん作ってしまえば、あとは考えずにただ手を動かすだけの作業感覚で業務をこなしていけるので、気持ちが楽ですし、次にやることを考えなくても良いので、業務のスピードアップが図れます。

この「考えずにできる」ということが大事です。

人間は何か決断をするたびにエネルギーを使っていて、仕事上の重要な決断のために使うエネルギーをとっておくためにも、不必要な決断は少なくしておくことが大事であるといわれています。

特に仕事上で重要な決断をすることが多い経営者はそうです。

例えば、有名な話ではAppleの創業者スティーブ・ジョブズやfacebookの創業者マーク・ザッカーバーグは、少しでも決断する内容を減らすために、毎日着る服を同じにして、毎朝どの服を着るかという決断をしなくても良いようにしていたそうです。

私も色々なチェックリストを作っています。

例えば、

・その月の業務報告資料を作るためのチェックリスト

・税理士に領収書や会計データなどをまとめて送るためのチェックリスト

・社員が入社した時にしないといけない事のチェックリスト

などです

仕事に取りかかる時には、そのチェックリストを開いて、そのリストに従ってただ一つずつこなしていけばいいので、取りかかりのハードルも低くなります。

途中でより効率的な業務のやり方を発見した時には、チェックリスト自体を修正して常にアップデートしておきます。

 

年に数回しかない作業にもチェックリストは有効

また、年に数回しかしない業務なども、少ないからこそチェックリストが有効です。

年に数回しかしない業務は、次に同じ業務をする時には内容を忘れていることが多いため、またイチから作業をすることになります。

毎回イチからする時間がもったいないので、初めにする時に、同時にチェックリストも作りながら業務をします

そのチェックリストがあれば、次回からの業務はそのチェックリスト通りに進めていけば良いので、前回行った内容を思い起こす必要もなく、効率的に作業することができます

 

以上、仕事のルーチン化について書いてみました。

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