ペーパーレス化で仕事が劇的に便利に!

みなさんこんにちは。
matworks(ツイッター:@matworks)です。

今日は、仕事をペーパーレス化することについて書いてみます。

ペーパーレスって、めちゃめちゃ仕事がやりやすいんです!!
本当です。
日々、痛感しています。
他の人にもぜひ広めたいと思っています。

現在、私は居宅介護支援事業所(ケアマネの事業所ですね)の管理者をしています。(社長と兼務で)

事業所は、基本的にペーパーレスで仕事をしています

ファイルは全てクラウドサービスのDropboxに入れ込んでいます。
Dropboxについての詳細はググってみて下さい。
活用事例がたくさん出てきます。

ケアマネの仕事って、結構外に出ることが多く、ペーパーレスの方がメリットが大きいんですね。

ペーパーレス化のメリット

  1. 外出先で全ての利用者の情報がみられる
  2. 外出先で資料を印刷できる
  3. 資料を保管するスペースが不要
  4. 利用者ファイルが分厚くなる心配がない
  5. 資料を一瞬で探せる
  6. 複数の人が同時に資料を見られる

といったように、多くのメリットがあります。

1つずつ見ていきましょう。

1.外出先で全ての利用者の情報がみられる

ケアマネは、担当している全ての利用者さんの自宅を毎月1回は必ず訪問しないといけない決まりがあります(モニタリングといいます)。

市役所で手続きすることも多くあります。

デイサービス、ヘルパーステーション、訪問看護ステーションなど、関係する事業所さんを訪問して情報交換したり、資料をお渡しすることも多くあります。

外出することが多い仕事なんですね。

外出先でいろいろな所から電話もかかってきます。
利用者さんに関する問い合わせの電話だと、利用者さんファイルから情報を確認したい場面も多くあります。

そんな時にいちいち事務所に戻って確認していたのでは、時間がいくらあっても足りません。

また、その日に用事がある利用者さんのファイルぐらいは持ち運べるかもしれませんが、担当している全ての利用者さんのファイルを持ち運ぶことなんてできません。

ペーパーレス化していれば、基本的にファイルは全てクラウドのDropbox上にありますから、iPadですぐに開いて情報を見る事ができます。

急に電話がかかってきても、「すみません、その方の件については、事務所に戻って確認してからまた折り返します。」
ということもなく、「はい!その方については…」と即レスすることができるわけです。
事務所に戻る時間も節約できますし、折り返しの電話をかける手間も省くことができます。

2.外出先で資料を印刷できる

外出先で急遽、仕事上の資料を印刷したい場面もあります。

例えば、担当者会議が始まる前に資料の間違いに気づいたとします。
しかし、事務所に戻るには時間が足りない。
そんな時には、コンビニのプリンターで印刷ができます!

私がよく利用するのは、セブンイレブンのネットプリントサービスです。
iPad上の専用のアプリ(セブンイレブンのnetprintなど)から書類のPDFデータをアップロードします。

そしてセブンイレブンのコピー機から番号を入力するとアップロードしたデータが呼び出され、印刷することができます。
プリント代はコピー代よりも高く、1枚あたり20円(モノクロ)ですが、急用の時には非常に助かります。

このネットプリントができるのも、データをクラウドで管理しているからこそできることです。

3.資料を保管するスペースが不要

利用者さんが増えてきて事業が拡大してきたら、資料を保管するスペースが問題になってきます。

介護事業は書類が多く、しかも多くの書類は5年間など書類によって保管期間が決まっていますから、書類を保管するスペースが必要になってきます。

いずれは1つのキャビネットの中では書類が納まりきらなくなり、キャビネットを増やすことになります。
そのキャビネットを置くスペースもだんだんなくなってきます。

ペーパーレス化していれば、保管スペースの問題もなくなります。
クラウド上の書類は物理的なスペースを必要としないため、どんどん増えていっても問題ありません。

4.利用者ファイルが分厚くなる心配がない

利用期間が長い利用者さんだと、利用者さんのファイル自体も次第に分厚くなってきます。
1つのファイルの中に書類が納まりきらなくなることがあります。
そんな時は、ファイルから過去の書類を抜き出して別に保管して対応することがあります。

ペーパーレス化していれば、こういった書類の移し替え作業もしなくて済みます
時間の節約になります。

5.資料を一瞬で探せる

書類をDropboxに保管すると、簡単に検索ができるようになります。

この「検索ができる」ということが大きなメリットになります。

ファイル名に分かりやすい名前をつけるようにルール化しておけば、検索で一発で書類を見つけることもできます。

私の場合、「利用者名_書類名_業者名_日付」というルールで名前をつけています。

この組み合わせで検索すれば、一瞬で探している書類を表示させることができます

紙のファイルをパラパラとめくって探す必要がないため、この点でも時間の効率化を図ることができます。

6.複数の人が同時に資料を見られる

たまに、同じ1人の利用者さんのファイルを、複数のスタッフが同時に使いたい場面もあります。

そんな時、紙のファイルではどちらかが使い終わるまで待たないといけないことがあります。

ペーパーレスなら、クラウド上のデータは同時に見ることができるため、使い終わるまで待つ必要がなくなります。

ペーパーレス化は自治体に確認してから

ここまで、ペーパーレス化のメリットについてみてきました。

ただし、介護保険事業の場合、どの書類をペーパーレス化して良いかは各自治体で異なりますので、所轄の自治体に確認されてから進めて下さい。

ちなみに私の自治体では、「印鑑が必要な書類以外は、電子データで保管して頂いて構いません。」との回答でしたので、心おきなくペーパーレス化を進めています。

印鑑が必要な契約書、重要事項説明書、ケアプラン、利用票など以外は電子データとして保管しています。
こうなると、分厚いファイルを準備する必要もなく、クリアファイルだけで保管していけますので、場所もとりません。

今回は、ペーパーレス化のメリットについてお話ししました。

まだペーパーレス化されていない方は、ご検討されることをオススメします!

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